Антон Мейнцер о необходимости внедрения информационных технологий в бизнес

В настоящий момент Россия переживает не самые лучшие времена – системный экономический кризис затронул все отрасли в той или иной мере.
Мировые экономические тренды, в том числе, и кризисные явления цикличны. Периоды циклов могут быть короткими и длинными – десятки лет, они могут накладываться друг на друга синфазно и тогда, действуя в резонансе, удары глобальных кризисов обрушиваются на весь мир угрожающими цунами. А иногда, в отдельно взятой стране, кризисные явления накладываются на мировые экономические циклы и геополитические колебания, вызывая потрясения в экономике страны и её стран-партнёров, ставя под угрозу все достигнутые ранее успехи.

Мировой опыт ранее пережитых кризисов показывает, что тот, кто развивается в кризис, расширяет бизнес, инвестирует в предприятие, открывает новые торговые точки, запускает новую продукцию, – тот выигрывает после окончания кризиса. Очень просто: пока конкуренты придерживают ресурсы, пережидая шторм, вы отбираете у них рынок, модернизируете производство, растёте. Самое важное – сделать это аккуратно, пройдя по лезвию ножа, сосредоточившись на самом главном и отбросив шелуху.

Как могут помочь информационные технологии выжить в современных реалиях, и на чем лучше сосредоточиться сегодня? В современном мире информационные технологии — это тот инструмент, который может дать вам уникальное подспорье и помощь в вашем бизнесе. Что следует автоматизировать, а что нет? На каких процессах лучше сосредоточиться? Заниматься ли информатизацией собственного бизнеса вообще? Попробуем обстоятельно ответить на эти вопросы.

Начнем с конца: а нужно ли вообще что-то автоматизировать, вкладываться в нечто эфемерное – информационные технологии, программное обеспечение в столь трудных условиях? Мой ответ однозначен – да, нужно! 21 век – век информации. Если вы не управляете информацией в собственном бизнесе, то вы проигрываете (и проиграете, в конце концов) конкурентам. Конкуренты предложат более привлекательные условия вашим клиентам, сэкономят на производстве, оптимизируют закупки… Вы этого хотите?

Как построить развитие ИТ на предприятии? Есть два подхода к информатизации предприятия: информатизация снизу, от потребностей, и информатизация сверху – от концепции развития информационной структуры предприятия. В первом случае заказчиком выступают подразделения. Они определяют свои потребности, иногда находят программный продукт, договариваются с вендором и так далее. Конечно, подразделению лучше известны его потребности, но так ли они хорошо разбираются в информационных технологиях? Способны ли на адекватный выбор из представленного на рынке? Будет ли новое решение интегрировано с другими процессами, идущими в компании? Опыт показывает, что это – тупиковый путь развития.

Как пример, компания выбирает систему электронного документооборота, заказчик, соответственно, канцелярия. Останавливают свой выбор на какой-то системе.

– Почему именно эта система?
– Интерфейс похож на Outlook!

Ни детального анализа функций, ни того, как система ляжет на существующую инфраструктуру, насколько она подходит под специфику предприятия… «Похожа на Outlook!». А ведь собственник компании платит деньги за такие решения! В таких компаниях руководитель ИТ-подразделения не определяет ничего, занимается сервисными функциями, его сотрудники меняют картриджи и больше никак не участвуют в деятельности компании. И такие предприятия не редкость – огромные компании, с десятками тысяч сотрудников и мелкие предприятия живут по таким принципам.

Второй подход предполагает разработку концепции развития ИТ-инфраструктуры и следование этой концепции. Это позволяет более чётко запланировать расходы, более методично подойти к внедрению продуктов, управлению изменениями. В кризис это самый правильный путь, позволяющий, с одной стороны, снизить издержки, а с другой – повысить отдачу от внедренных решений. Но есть маленькая проблема – здесь нужен грамотный ИТ-директор, и ему должны быть даны полномочия в управлении ИТ-инфраструктурой. А подразделения, наоборот, не должны принимать самостоятельные решения в части информатизации или активно вмешиваться в работу ИТ-управления.

Какие проекты лучше отложить? Всё, что долго окупается, лучше оставить на потом и не начинать. Капитальные вложения в инфраструктуру, закупку дорогостоящего серверного оборудования, внедрение проектов, затрагивающих все бизнес-процессы предприятия со сроком реализации проекта больше года – полутора. Издержки высокие, а отдачу вы получите через 3-5 лет? Отложите проект! Требуется увеличить численность персонала, нанять двух администраторов и трех аналитиков, купить еще серверов – отложите проект!

Проекты по информационной безопасности в России очень специфические, в основном на удовлетворение требований законодательства в части персональных данных или что-то подобное. Отложите их, если есть возможность! Это просто выкинутые деньги. Прошли времена, когда SAP/R3 внедрялся ради повышения капитализации компании, но, тем не менее, такие проекты и сейчас нет-нет, но бывают!

В условиях кризиса я предлагаю сосредоточиться на проектах, ведущих к сокращению издержек и повышающих эффективность работы предприятия. Реализуйте короткие проекты, позволяющие сразу оценить эффект от их внедрения и пойти дальше.

Сокращение персонала и повышение общего уровня сотрудников позволит вывести вашу компанию на новый уровень. Внедряйте информационные проекты, которые позволяют сократить рутинные операции, а, значит, и низкоквалифицированный труд на этих участках. Всё, что позволит сократить численность сотрудников – повысит конкурентоспособность вашей продукции или услуг. Разработка показателей KPI для руководителей и сотрудников позволит мотивировать их и повысит эффективность работы.

У вас внедрена система автоматизированного расчета показателей KPI и онлайн отслеживание их каждым сотрудником? Если нет, тогда вам есть над чем поработать.

Автоматизированное тестирование сотрудников на профпригодность, на знание внутренних регламентов, инструкций позволяют контролировать квалификацию персонала и повышать его уровень. Сотрудники — это ценность, но только грамотные, высококвалифицированные люди, способные на максимальную отдачу в вашем бизнесе.

Повышение степени контроля процессов позволит обеспечить прозрачность управления. Система электронного документооборота повысит контроль исполнения поручений, повысит дисциплинированность сотрудников, сократит издержки на согласование и поиск документов. Аналитическая система, позволяющая онлайн увидеть ключевые показатели работы компании, посмотреть тренды, сравнить с показателями прошлого месяца, даст возможность руководителю контролировать процессы, происходящие внутри компании. Контроль должен быть на всех уровнях – не только генеральный директор должен заботиться об эффективности работы бизнеса, но и каждый начальник отдела должен видеть контрольную информацию, на которую он может опираться в своей работе.

Внедрение программного обеспечения, снижающего операционные издержки. Если вы видите, что автоматизация может снизить издержки в вашей повседневной деятельности и сделать это можно быстро и не дорого – реализовывайте такой проект. Автоматизация логистики, автоматизация процессов технического обслуживания и ремонта, внутренние сервисы – обработка заявок, очередей, распределение общих ресурсов. Автоматизация этих вещей позволит ускорить ваши внутренние процессы, снизить накладные расходы, а, значит, сделают более эффективным ваше предприятие.

Облачные технологии и решения предлагают хороший старт без капитальных затрат в виде приобретения «железа» или программного обеспечения. У вас не внедрена CRM – попробуйте одну из многих онлайн-систем. Вам нужны еще ресурсы, а новые сервера дороги (Отложить!) – разместите сервер в облаке. Небольшая арендная плата каждый месяц, но вы закроете свою задачу уже сегодня без высоких затрат. Если будет необходимо, то потом несложно мигрировать сервер в вашу внутреннюю сеть.

Нельзя забывать и про онлайн продажи! Ведите бизнес в сети Интернет, развивайте сайт, продвигайте его в поисковых системах, увеличивайте объем информации, который размещен на сайте. Усиливайте присутствие в социальных сетях, интегрируйте свою систему поддержки клиентов с социальными сетями, осуществляйте мониторинг лояльности и тональность отзывов клиентов в сети. Чем ближе бизнес к своему клиенту – тем более гибким и отзывчивым он является в глазах клиента. А социальная сеть – это непосредственный контакт с потребителем.

Повышайте свою персональную эффективность и эффективность работы своих подчиненных. У большинства сейчас современные мобильные телефоны и планшеты, возможности которых мы часто не используем и на треть. Очень много программ позволяют управлять собственным временем, удобным образом организовывать задачи, совместное календарное планирование. В сети интернет представлено несколько отличных сервисов по управлению проектами – с отслеживанием времени, загрузкой сотрудников, распределением задач.

Иногда не нужно внедрять какой-то новый программный продукт, полностью заменяя то, что уже работает. Не нужно идти на поводу революционеров, которые «вот сначала всё до основания разрушим, а потом выстроим проект-мечту!». У программистов есть давний, хорошо зарекомендовавший себя принцип: «работает – не трогай!». Хотя иногда трогать можно и нужно. Внося изменения в существующие информационные системы, вы можете повысить эффективность внутренних бизнес-процессов. Это сделать на порядок дешевле и быстрее, чем полностью заменить программу, которая хорошо знакома и привычна для пользователей.

Постоянно занимайтесь усовершенствованием своей ИТ-инфраструктуры. Внедряйте небольшие изменения, сокращайте время на типовых операциях, оптимизируйте бизнес-процессы через автоматизированные системы, и вы приятно удивитесь результату через год.

Мейнцер Антон, главный архитектор информационных систем, Консорциум «Кодекс»