Что должно быть на документе — подпись или факсимиле?
Гражданское законодательство считает факсимильную подпись аналогом собственноручной. Она представляет собой штамп, который обеспечивает точное воспроизведение обычной росписи служащего или должностного лица, и используется для заверения документов. Однако случаев применения факсимиле, напрямую предусмотренных законодательством, не так много. В связи с этим нередок вопрос, на каких документах факсимильная печать возможна, а когда от нее стоит воздержаться в пользу «живой» подписи.
Гражданско-правовые сделки
Изучив гражданское законодательство, понимаешь, что изготовление факсимиле целесообразно только для заключения сделок, где использование копии подписи разрешено по соглашению сторон или предусмотрено законодательством. В настоящее время особый порядок применения факсимильных печатей законом не регламентирован, поэтому в основном люди ориентируются как раз на соглашение сторон.
Соглашение сторон
Чтобы иметь возможность активно использовать факсимиле, нужно оформить отдельный документ, в котором будет прописано соглашение сторон, указав как минимум два пункта:
1) что факсимиле использовать допустимо;
2) что факсимиле можно ставить в следующих документах (далее их перечень).
Если соблюсти это условие, то печатные подписи будут иметь такую же юридическую силу, что и собственноручные. Даже суд при необходимости сможет принять в качестве доказательств заверенные таким способом бумаги.
Если соглашение сторон по использованию факсимиле не было подписано, но контрагент все же оформил какой-то документ с помощью штемпеля, то суд, скорее всего, признает его недействительным.
Документы для налоговой и бухгалтерии
В наши дни факсимильная подпись становится все более популярной. Ее даже освоили многие частные предприниматели. Несмотря на то что цена печати для ИП порой ниже, чем стоимость факсимиле, штемпели-подписи заказывают так же часто. При этом не стоит думать, что визирующее клише позволит упростить бухгалтерский или налоговый документооборот. В частности, заверять первичные документы для налоговой этим методом нельзя, специалисты их могут не принять. Объяснение кроется в законодательстве: первичные документы должны содержать определенные реквизиты, среди которых личные подписи ответственных персон.
Нельзя ставить факсимиле на доверенностях и платежных документах. Это подтверждается рядом судебных решений, в которых указывается невозможность проставления печатных росписей на актах приема-передачи.
Интересно, что по закону в налоговой инспекции могут принять декларацию, заверенную аналогом автографа — электронной подписью, а вот факсимиле в этом случае не подходит.
Вывод: факсимиле удобно и используется часто, однако действовать нужно в рамках закона, чтобы документы не теряли юридическую силу.
