22.10.2019 07:10

Эксперт по элитному ивенту Светлана Чурилова: Как провести идеальное мероприятие?

19:14 20 апреля 2016

Очень часто клиенты мне задают вопрос: «Как подготовить и провести идеальное мероприятие?»

Нет единого рецепта для всех, так как идеальное мероприятие каждый представляет по-своему. Для одного – это изысканный прием в особняке в стиле Людовика XIII, для другого – тусовка в байкерском клубе с танцами до утра и обнаженными волчицами, для третьего – путешествие на байдарках, для кого-то – стильная вечеринка с модным диджеем и гламурными гостями и т.д.

Можно дать несколько общих советов, следуя которым, возможно, вы избежите обычных ошибок при подготовке и проведении мероприятия. Во-первых, нужно определиться с целями и задачами мероприятия. И все остальное выстраивать в соответствии с этим. Какие бывают цели? Порой очень разные, например, укрепление команды, мотивация сотрудников на трудовые подвиги или снятие стресса у топ-менеджмента с целью выработки новой стратегии развития, или повышение лояльности и настроения дилеров, или вывод нового продукта на рынок. А иногда и просто весело отдохнуть и снять напряжение.

Во-вторых, необходимо выбрать формат мероприятия: квест или торжественный прием, спартакиада или корпоративный КВН, игра «Что? Где? Когда?», или конференция с последующим фуршетом. Форматов много, важно почувствовать, что лучше подойдет именно вам.

В-третьих, важно определиться с бюджетом – одну и ту же концепцию можно реализовать с разным размахом в зависимости от ваших возможностей. Можно поехать с палатками на турслет куда-нибудь на Валдай, а можно устроить корпоративный выезд в Куршавель. Бюджет во многом определяет общий уровень мероприятия, состав привлеченных артистов, декораторов, технических подрядчиков, выбор площадки и организацию питания гостей. Очень важно понимать, на чем можно сэкономить, а на чем экономить категорически нельзя. Очень важно грамотно подготовить всю техническую базу мероприятия: электричество, сценическое, звуковое и световое оборудование. Здесь экономия может привести к срыву мероприятия – в самый важный момент вы можете остаться без электричества, в полной темноте и тишине. Не советую экономить на питании. Если денег не хватает, лучше изменить формат мероприятия – отказаться от банкета в пользу фуршета, сменить дорогой ресторан и провести мероприятие для сотрудников в форме квеста с последующими шашлыками, или сводить людей, например, в боулинг, взять пива и легкие закуски.

В-четвертых, необходимо определиться с местом проведения мероприятия. От площадки зависит многое: пятизвездочная гостиница или шикарный конгресс-центр будут означать заявку на важное деловое мероприятие. Вагон поезда или подземный бункер дадут надежду на креативное, необычное событие, мероприятие на природе позволит гостям расслабиться и насладиться сменой обстановки и свежим воздухом.

От выбора площадки зависит популярность вашего мероприятия, его посещаемость, общее впечатление гостей и возможность реализации вашей идеи. При выборе площадки нужно оценить ее вместимость, расположение (как гости будут добираться), наличие парковки, уровень организации питания, техническое оснащение, состояние туалетов, адекватность персонала и руководства места проведения. Важно понять, соответствует ли площадка выбранной концепции и аудитории гостей. Например, не имеет смысла делать детское мероприятие в пафосном ресторане премиум-класса, где нельзя выделить детские игровые зоны и дискотеку, или приглашать вип-гостей на вечеринку, например в «Макдоналдс» (если это не креативная задумка режиссера).

В-пятых, будет отлично, если вы заранее определитесь с концепцией вашего мероприятия. Концепции могут быть как стандартные, так и индивидуально прописанные под вас. И те, и другие могут быть реализованы очень удачно. Какие стандартные концепции наиболее популярны? Это всевозможные карнавалы (бразильский, латиноамериканский, венецианский), великий Гэтсби, Чикаго, по странам и континентам, ковбойская вечеринка, ярмарочные гуляния в стиле масленицы и многие другие. К индивидуальным концепциям можно отнести те, которые делаются под вас, вашу компанию, и повторить этот сценарий для другого клиента невозможно.

Так, для клиента «Домодедово» был поставлен мюзикл про жизнь аэропорта, а главными героями стали обычные сотрудники, которые учились актерскому мастерству, пению, танцам под руководством нашего режиссера, жившего для этого три месяца в аэропорту. Для стратегической сессии клиента «Вимбильдан» в юбилейный год победы над французами под Бородино была предложена концепция: «Повторим великий подвиг». Вся стилистика мероприятия была выполнена в духе Бородинского сражения, даже руководитель в костюме полководца вышел на сцену для доклада. Тема оказалась особенно актуальна, так как основной конкурент «Вимбильдан» как раз французская компания.

Для 65-летнего юбилея российских космических систем была предложена концепция в стиле ТВ-программы «65 параллель». Мы отсняли около 10 роликов, работали с архивными материалами 6 месяцев, в результате состоялось оригинальное мероприятие, где видео по десятилетиям перемежались с выступлениями артистов в духе конкретного десятилетия.

Индивидуальные концепции могут быть разных форматов: постановка спектакля, съемка фильма, постановка шоу с участием сотрудников, придуманная специально под бизнес клиента деловая игра, квест, построенный на миссии и ценностях клиента, настольная игра, специально созданная под бизнес клиента для сотрудников, креативный вывод нового продукта и др. При выборе концепции необходимо учитывать ряд ограничений, таких как общая выполнимость проекта (реализуема ли концепция в ваших конкретных условиях), соответствие идеи вашему бюджету. Оцените, хватит ли у вас персонала для воплощения идей, хватит ли времени на реализацию вашей идеи.

В-шестых, необходимо определиться с рабочей группой по подготовке вашего мероприятия. Это может быть один hr-директор, а может – целая команда из 20 человек, в зависимости от масштаба и сложности проекта . Важно определить зоны ответственности и выбрать главного ответственного в этой команде. На одном из ВИП-мероприятий подготовкой со стороны клиента занимались 12 человек. Каково же было мое удивление, когда ночью в день заезда руководства клиент обратился ко мне за помощью в размещении гостей (вопрос размещения изначально клиент взял на себя, мы занимались обеспечением развлекательной программы). Отель оказался не забронирован, так как участники рабочей группы клиента не четко представляли зоны своей ответственности. Слава богу, удалось всех разместить.

И последнее. Важно определиться, будете ли вы привлекать ивент-агентство или подготовите мероприятие сами. При самостоятельной подготовке можно несколько сэкономить, и если мероприятие несложное (обучающий семинар для сотрудников в отеле), имеет смысл выделить ответственного сотрудника и делать все самостоятельно. Если же мероприятие очень важное для вас (клиентский прием, стратегическая сессия с участием акционеров, ВИП-прием на экономическом форуме, крупномасштабное мероприятие для сотрудников), лучше это поручить профессионалам. Выгоды очевидны: вы высвобождаете целую группу сотрудников, они могут заняться своими непосредственным обязанностями, вы экономите время, а это невосполнимый ресурс. Вы получаете яркое, оригинальное, хорошо технически подготовленное мероприятие, полностью выполняющее ваши задачи. Кроме того, вам не нужно заключать сто договоров, а вашей службе закупок проверять сто подрядчиков. У вас один контрагент, с которого вы спросите за все.

А где гарантия, что агентство сделает все грамотно? Да, здесь важно не ошибиться с выбором. При выборе ивент-агентства нельзя ориентироваться только на самую низкую цену, проверьте опыт, посмотрите портфолио, соберите информацию и рекомендации, попросите показать кейсы и проведите встречу с командой . Уточните, сколько сотрудников в штате, так как если ваше мероприятие будут организовывать в основном фрилансеры, доля риска в соблюдении всех дедлайнов и некоторых недоработок в процессе мероприятия возрастает.

Организация мероприятия – процесс сложный. Порой несколько сотен подрядчиков задействовано при его подготовке. Преимущество сотрудничества с профессиональным агентством в том, что агентство привлекает для работы только проверенных подрядчиков, сводя все риски к минимуму. Подготовка ивента состоит из тысячи крохотных деталей, но если упустить хотя бы одну деталь, посыплется, как карточный домик, все мероприятие.

Так однажды клиент пригласил меня в качестве гостя на элитное загородное мероприятие. В великолепном месте были расставлены белоснежные шатры, официанты разносили дорогое шампанское и икру, был привлечен самый дорогой кэйтеринг и привезены зарубежные артисты. Клиент упустил лишь одну деталь – забыли в этой суете про биотуалеты, а стационарных туалетов на площадке не было. Конечно, такой промах сильно испортил настроение ВИП-гостям, и они оперативно покинули мероприятие. Помните, что идеальное мероприятие на 90% готовится до момента проведения, и только на 10% – во время мероприятия. Отличных вам идей и незабываемых эмоций на ваших волшебных ивентах!

Светлана Чурилова

генеральный директор группы компаний «Алеф»