24.06.2017 20:17

Работа ивент-менеджера: вечный праздник или сумасшедший дом?

19:49 20 марта 2017

Для многих людей такая профессия, как «ивент-менеджер» (организатор мероприятий) до сих пор остаётся загадкой и представляя себе трудовые будни такого человека многим кажется, что их жизнь – это настоящий праздник.

Ну а что?

Дорогостоящие банкеты, общение со звёздами, элитный алкоголь, поездки за границу – всего лишь пару телефонных звонков, договорённостей и всё готово. Вдобавок к этому организатор ещё получает неплохое вознаграждение, в среднем порядка 10% от общего заработка агентства или же все 10% от общей сметы расходов на само мероприятие, если ты готовишь его как индивидуальный предприниматель.

В идеальной картине мира так и есть. Тебе звонит потенциальный Заказчик, озвучивает вводные данные, ориентировочный бюджет и просит предложить всё самое лучшее на рынке – ты, как профессионал своего дела, делаешь пару звонков на разные площадки.

Дальше - запрашиваешь цены на артистов, технику, декорации и т.п. (тут уже зависит от запроса), составляешь смету проекта, прибавляешь к ней 10% и готово. Далее пару очных встреч с Заказчиком, согласование деталей и вот он – праздник!

Приезжаешь на площадку за пару часов до начала события – декорации стоят на своих местах, техническое оборудование работает идеально, все артисты на месте, все столы расставлены в соответствии со схемой рассадки, игристое вино охладили до нужной температуры, у ведущего имена почётных гостей отскакивают от зубов, а хостесс на входе уже улыбаются во все свои 32 белоснежных зуба отчётливо выговаривая название компании.

«Дамы и господа, мы начинаем!»

Да-да, это и наша, организаторская, идеальная картинка.

В действительности же, говоря о крупных проектах (в мелких, кстати, сложностей не меньше) всё не так, от слова «совсем».

На рынок поступает запрос с просьбой предоставить коммерческое предложение по проекту. В самом лучшем варианте в этом запросе есть чёткое описание требований к мероприятию, рамки бюджета и вменяемые сроки по подготовке этого предложения. Реальный срок для подготовки качественного предложения – от одной недели.

За это время ты успеваешь посмотреть подходящие площадки, разработать концепцию мероприятия и наполнение программы (согласитесь было бы странно приглашать клоунов на светский приём или же спикера по вопросам госфинансирования на детский утренник), разработать с декораторами оформление той или иной площадки.

А еще - составить план подготовки проекта, подготовить смету с учётом всех позиций и сделать хорошую презентацию с картинками для тех, кто под выражением «цветочные композиции на столы из белых роз, веточек эвкалипта, засушенных кружков апельсина и палочек корицы», ровно как и «раус сцены с логотипом мероприятия» - не представляют ничего, им нужны картинки.

И это логично. Я бы тоже не хотела делать ремонт в квартире, не увидев визуализации проекта. Но мне бы не пришло в голову попросить потенциального подрядчика за одну ночь отрисовать будущий дизайн помещения, просчитать стоимость ремонта до копейки и прислать нотариально заверенное письмо о том, что данные цены будут действительны на протяжении ближайших трёх лет. А вот у Заказчиков мероприятий и такое часто встречается и ты вынужден идти на риск, гарантируя цены, которые от тебя, по сути, никак не зависят.

Зачастую к нам приходят запросы на подготовку коммерческих предложений со сроками в пару дней, а требованиями вплоть до отрисовки фирменного стиля мероприятия. И что мы делаем ? Мы собираем команду, откладываем сон на следующую жизнь и садимся за подготовку. И нет, это не пару звонков или отправленных писем – это сотни звонков и длительные разговоры с выяснениями всех подробностей.

Можно, конечно, обойтись одним звонком в ресторан и там, например, тебе ответят что банкет стоит от 2000 рублей на человека и аренды площадки нет – вот и отлично, казалось бы. Но только зачастую дальше может выясниться, что в эти 2000 рублей входит два пирожка, один вид салата и горячее.

Чего, естественно, на 6 часов банкета среднестатистическому взрослому человеку не хватит. А значит, нужно запрашивать меню у всех площадок и предлагать клиенту уже готовый адекватный вариант.

Точно так же с техникой. Многие площадки гордо заявляют, что у них есть всё (свет, звук, экран, проектор и технический специалист) и даже больше – это прекрасно всегда, но ровно до момента, пока тебе что-то не понадобится… Обычно в этот момент звук становится не таким сильным, проектор не таким мощным, а свет не таким ярким. Но, мы же понимаем, Заказчику, в итоге, будет не интересно по каким причинам нельзя максимально «подсветить» Ивана Ивановича, раз свет входил в стоимость.

Так это я к чему? А к тому, что для детально просчёта (пока только просчёта) предложения ты должен уже прожить это мероприятие от начала до конца. От момента, когда твои подрядчики начнут привозить дополнительную технику, а у площадки нет грузового лифта и парковки до внезапного желания айтишников исполнить танец с бубном, а на сцене нет для этого места.

«Ивент-менеджер», ну или просто человек, у которого ежедневный «праздник» на работе – это человек, у которого, как правило, нет личной жизни. Совсем нет.

Я «ивент-менеджер» и я до сих пор не понимаю, почему мой любимый мужчина женился на мне.

Мы встречались пару лет - но жить вместе стали именно в тот момент, когда я выиграла достаточно крупный тендер на сложное мероприятие. Каждое утро мне было некогда погладить рубашку любимому человеку, потому что нужно было переделать схему расстановки шатров на площадке.

Каждый вечер мы устраивали романтические ужины на балконе с заказанной из ресторанов едой, потому что у меня не было времени на готовку. Каждую ночь у нас на балконе горели свечи, а я разговаривала с подрядчиками и заказчиком по телефону о том, куда поставить указатели, какой цвет футболок выбрать для персонала и почему нельзя сделать «то-то», если за это платят.

Самые «приятные» моменты в работе с клиентом на стадии подготовки предложений, вылезают совсем внезапно. Был у меня случай, когда заказчик просил подборку всевозможных вариантов тимбилдингов, кучу площадок на просчёт и много-много коммерческих предложений.

И я, несмотря на скромный бюджет, готовила одно предложение за другим, ездила к ним на встречи, отправляла презентации и сметы (в которых, внимание, всегда были 10% агентского вознаграждения за управление проектом).

Знаете какое письмо я получила от Заказчика примерно через месяц работы над проектом?

- «У Вас там стоит 10% за управление проектом – так вот в этом мы совсем не нуждаемся, мы всегда всё делаем сами»

Т.е. заказчик ВСЕГДА «самостоятельно организовывает» свои мероприятия, а меня просто использовал для сбора подходящих идей.

Примерно так, кстати, и с тендерами часто бывает.

По ивент-агентствам рассылаются запросы на мероприятие, хотя заказчик уже выбрал для себя тех, кто будет делать данный проект. Зачастую такие тендеры видно сразу – в них, как правило, сжатые сроки (приходят они в четверг, а чаще в пятницу под конец дня со сроком сдачи до утра понедельника). А еще - выверенный до рубля бюджет и очень чёткое техническое задание с описанием требований к площадке (хотя она уже у них забронирована), ведущему и артистам. Раньше я участвовала в таких – тратила пару суток на подготовку предложений, нервно попивая кофе.

Теперь нет. Наверное, опыт.

Ещё одна тенденция на рынке наших услуг, с которой я не первый раз сталкиваюсь - дробление бюджета между подрядчиками.

Заказчик напрямую заказывает техническое обеспечение (свет, звук, видео), напрямую оплачивает площадку, сам заказывает декор и только потом привлекает агентство для реализации творческой концепции.

Для меня, как для представителя данной сферы деятельности - это катастрофа и совсем даже не в финансовом плане. Это катастрофа организации мероприятия в целом. Если раньше, когда все подрядчики были под моим контролем, я могла влиять на них - сейчас они, по сути, под контролем заказчика.

А глобальный успех мероприятия – на мне. Никаких рычагов давления у меня на сторонних подрядчиков нет, а слышать про то, что «видео не готово», «световые приборы стоят не так» и «заказанный звук не подходит для наших музыкантов» Заказчик не хочет. Внимание! Вопрос: «Как сделать так, чтобы на мероприятии всё прошло хорошо?»

А вот и ответ! Я созваниваюсь с кучей незнакомых мне людей, устраивая «танцы с бубнами» по телефону, я запрашиваю все райдеры (необходимое техническое и бытовое оборудование на площадке) для приглашённых заказчиком артистов, я делаю так, чтобы все со всеми «подружились». Хотя –сюрприз! - в этой схеме работы в оплату моих услуг это не входит.

Нет, я конечно могла бы сказать «это не моя зона ответственности и разбирайтесь сами», но тогда это была бы не я. Мне важен результат и на проекте он зависит только от меня – значит будем работать и так тоже.

Как правило, я приезжаю на площадку за десять - двенадцать часов до начала мероприятия (если, конечно, речь не идёт о проектах с глобальной застройкой декораций – тогда можно приехать и за неделю).

Заранее всегда согласовано абсолютно всё – заезд оборудования, расстановка столов и декораций, установка техники и время репетиций артистов, списки всего персонала, время приезда всех подрядчиков и т.п.

Но никогда, честное слово, никогда (!) не происходит того, что всё шло бы так, как написано в графике.

Отказ аппаратуры, не тот формат видео, столы не влезают в соответствии с рассадкой, баннеры напечатали не тех размеров, ураган снёс указатели, аэротруба не проходит по размерам на площадку, декорации нельзя крепить на согласованные места.

А еще ФИО персонала и номеров машин нет в списках, бригаду помощников задержал ФМС и увозит с площадки, артисты опоздали. Да много чего может случиться

Ежедневный «праздник» ивент-менеджера всегда заключается в том, что ты даже представить себе не можешь, что именно ждёт тебя дальше…

Кстати. Недавно я координировала свадьбу и столкнулась с потрясающим ведущим. Молодожёны нашли его сами и пригласили меня на встречу для знакомства. Он – молодец! У него сразу был сценарий - от которого отступаться в ходе переговоров он не собирался. Безумно расстроился, поняв, что не все его конкурсы влезут в программу, пытался перестроить моменты поздравлений молодых – но это ладно.

За пару дней до события он попросил меня прислать примерный тайминг (временной план мероприятия). Я отправила письмо с приложенным документом и комментариями в тексте о том, что друзья делают «сюрприз» и нужно минут 15 в сценарии оставить на это. В день мероприятия знаете что я услышала?

- «Какой сюрприз? Ааааа, так я письма то не читаю. Я видел там текст, но «прокрутил» его и посмотрел приложение. Я же читаю только ту информацию, которую сам запрашиваю»

Занавес.

А в прошлом году я работала с ведущим, который на встрече разнёс в пух и прах сценарий его речи, который написал режиссёр. Он сказал, что профессионалы не работают по написанному тексту – профессионалам нужны только тезисы.

За полтора часа до выхода на сцену знаете, что он сделал? Психанул, как маленькая избалованная девочка. Потому что он не знал и не понимал, что ему говорить. Письма мои он, конечно, тоже не читал. Хотя за неделю до мероприятия ему отправили структуру сценария с тезисами для импровизации. Профессионал же!

Общение с ведущими, которые зачастую считают себя настоящими звёздами (в целом это обосновано, ведь на сцене перед тысячами глаз именно они, а не ты. Но впадать при этом в «звёздную болезнь» совсем не обязательно), так вот общение с ними – это лишь самая верхушка айсберга. У меня ведь таких «звезд» на мероприятии… Бери – не хочу!

Площадка считает – она самая лучшая в Москве, техники по звуку уверены – они самые профессиональные, инженеры по свету – лучше нам и не найти, видеооператоры – круче не бывает! Режиссёр мероприятия – спасибо, что зашёл!

А если в программе есть ещё и звёзды эстрады… Тогда всё совсем круто. И вот твоя многоканальная рация разрывается от вопросов со всех сторон с просьбой решить их внезапные пожелания.

Все.

И сразу, вот прямо сейчас – лучшие ведь не привыкли ждать!

Итог? Ты всегда должен быть готов очень быстро разрешить сложившуюся ситуацию. Ну и не впасть при этом в истерический припадок.

Давайте по-честному. Ты не закоренелый интроверт и социопат, у тебя стальные нервы, ты спокойно и быстро адаптируешься к постоянно меняющейся реальности? Ты умеешь снисходительно реагировать на чужое хамство, а порой даже глупость?

Тогда ивент-менеджер - замечательная профессия.

И даже образ жизни.

Ирина Володина (Зиченкова)